La diligence raisonnable fait référence aux mesures raisonnables qui doivent être prises pour satisfaire aux exigences légales ou pour retarder chaque extrémité d’un accord commercial majeur. Les Processus de diligence raisonnable est généralement subi par des professionnels comme des avocats, des comptables, des conseillers financiers et même des banquiers d’investissement. Une liste de contrôle de diligence raisonnable comprend généralement les détails de tout accord commercial, les problèmes juridiques, les problèmes technologiques, la publicité, les produits et services et les informations sur les clients. La diligence raisonnable est importante pour les procédures telles que les fusions et acquisitions (M&A), les offres publiques initiales (IPO) et même les efforts de collecte de fonds.
Dans le passé, les documents nécessaires à la diligence raisonnable auraient été conservés dans une salle de données physique, une véritable salle remplie de classeurs contenant des documents sensibles et des informations confidentielles. Lorsque l’ère numérique a commencé à modifier les processus métier, les grandes entreprises ont plutôt commencé à s’appuyer sur des entrepôts de données. Il s’agissait toujours de pièces physiques, mais elles contenaient des serveurs hébergeant des copies numériques des documents les plus importants d’une organisation. De nos jours, il est de plus en plus courant pour les organisations de s’appuyer sur des salles de données virtuelles (VDR), également appelées salles des marchés, pour stocker et partager en toute sécurité des informations importantes. Voici tout ce que vous devez savoir sur un tel virtuel salle de données de diligence raisonnable et comment l’utiliser.
Le DRM intégré maintient les fichiers plus sécurisés que les autres options.
Vous connaissez probablement la gestion des droits numériques (DRM) comme un moyen pour les propriétaires de propriété intellectuelle et les détenteurs de droits d’auteur de protéger leurs actifs numériques contre une utilisation et une réplication non autorisées, mais elle est également devenue la norme en matière de sécurité des documents d’entreprise. Lorsqu’il s’agit d’opérations importantes comme une transaction de fusion et acquisition, vous ne pouvez pas vous permettre de vous fier aux options de partage de fichiers traditionnelles comme Dropbox ou Google Drive. Il n’y a aucun moyen de savoir ce que les utilisateurs font avec vos fichiers lorsque vous les distribuez sur de telles solutions, et vous ferez un pari sur la sécurité personnelle de tous ceux qui consultent vos fichiers.
Avec une salle de diligence raisonnable sécurisée, vous pourrez partager les bonnes informations avec les bonnes personnes dans votre tableau de bord VDR. Il n’y a pas besoin d’autres plugins ou solutions qui pourraient créer des risques de sécurité. Téléchargez simplement vos fichiers sur le tableau de bord, sélectionnez les utilisateurs de la salle de données auxquels vous souhaitez donner accès et cliquez sur « activer les DRM » pour partager vos documents en toute sécurité.
Vous conserverez un contrôle d’accès complet sur les documents.
En plus de contrôler quels utilisateurs peuvent voir vos documents en premier lieu, vous serez en mesure de maintenir le contrôle d’accès tout au long du processus de diligence raisonnable. Vous pouvez modifier les paramètres d’accès à tout moment si vous remarquez qu’un utilisateur semble avoir accès à des documents qu’il ne devrait pas. Par exemple, il est probable que vous souhaitiez uniquement que les avocats puissent accéder aux documents juridiques pour fournir des conseils juridiques aux chefs d’entreprise et vérifier l’exactitude des descriptions. De même, vous ne voudrez probablement pas que quelqu’un d’autre que des comptables et des conseillers financiers examine vos informations financières lors d’une transaction commerciale.
En plus de contrôler l’accès des membres du groupe, vous pouvez même configurer vos propres fonctions de sécurité, comme authentification multifacteur, dans votre data room de due diligence. Vous pouvez même révoquer l’accès aux documents à tout moment, par exemple lorsque les états financiers ont été vérifiés, les formes juridiques ont été approuvées et la fusion-acquisition est terminée. L’annulation de l’accès fonctionne même pour les documents précédemment téléchargés, vous êtes donc le seul à pouvoir conserver vos informations confidentielles.
Vous pouvez suivre l’activité des documents pendant la due diligence.
La meilleure salle de données de diligence raisonnable vous donnera également la possibilité de suivre chaque fois qu’un document téléchargé est consulté, téléchargé, modifié ou partagé (en supposant que vous ayez accordé les autorisations). Cela permet de savoir facilement quels membres du groupe sont réellement intéressés par votre transaction commerciale et vous aide à définir le rythme du processus global. Il vous indiquera également les situations dans lesquelles les professionnels ont des difficultés avec les documents, afin que vous puissiez les guider sur la façon de procéder.
Tous ces avantages d’une salle de données de diligence raisonnable vous aideront à terminer le processus dans un délai raisonnable tout en garantissant qu’aucun de vos documents ne quitte jamais l’environnement sécurisé.