Dans le monde des affaires, faire des erreurs peut être coûteux, c’est pourquoi il vaut toujours la peine de faire des recherches avant d’essayer un nouveau produit, une nouvelle approche ou un nouveau service. Si vous avez hésité à mettre en place un logiciel de paie et de ressources humaines pour votre entreprise, cet article est fait pour vous ! Tout au long de cet article, nous examinerons les avantages que ce type de logiciel peut offrir en trois étapes distinctes : intégration, continue et mise à l’échelle. Les solutions logicielles de paie et de RH ne sont peut-être pas idéales pour toutes les entreprises, mais pour la grande majorité, le passage des processus manuels traditionnels offrira bien plus d’avantages que leur système actuel en place.
Intégration des nouvelles recrues
Pour les entreprises qui utilisent des processus manuels pour les procédures d’intégration, l’embauche de nouveaux employés signifie des pages sur des pages de formulaires papier qui devront être remplis, examinés et classés dans le système actuel. Les formulaires papier présentent un certain nombre d’inconvénients :
- Les informations en double doivent être copiées manuellement
- Le stockage des dossiers papier nécessite un espace de stockage adéquat
- Les fichiers papier sont facilement égarés
Non seulement cette approche prend du temps, mais elle est également très sujette aux erreurs, qui prendront encore plus de temps pour être modifiées par la suite. C’est là que les solutions d’intégration numériques peuvent offrir un certain soulagement, en fournissant des formulaires numériques que le nouvel employé doit remplir au lieu de formulaires papier. Contrairement aux formulaires papier, les formulaires numériques :
- Copier/remplir automatiquement les informations en double
- Peut être facilement stocké sur le cloud ou sur un disque local
- Sont faciles à récupérer en utilisant la fonction de recherche du logiciel
Les nouvelles recrues finiront non seulement par passer moins de temps à remplir les documents d’intégration, mais aussi à remplir moins de formulaires dans l’ensemble ! Étant donné que les informations recueillies via les formulaires RH peuvent être instantanément intégrées au logiciel de paie système, cela élimine le besoin pour les nouvelles recrues de remplir des formulaires supplémentaires afin qu’elles puissent commencer immédiatement la formation pour leur nouveau rôle.
Opérations commerciales en cours
Si votre entreprise gère la paie à l’aide de processus manuels, vous employez très probablement une petite (ou grande) équipe de spécialistes de la paie qui passent la grande majorité de leur temps au bureau à effectuer des calculs de paie de routine. Surtout pour les grandes entreprises, cela peut rapidement devenir coûteux, car plus d’employés signifient plus de calculs nécessaires à chaque période de paie, ce qui nécessite à son tour l’embauche de plus de spécialistes. Tout comme avec les RH, c’est là qu’une solution logicielle peut vous aider à atténuer vos problèmes !
Les spécialistes de la paie sont extrêmement familiers avec les réglementations fiscales et de conformité, mais en fin de compte, ce ne sont que des gens normaux. Malheureusement, les gens sont enclins à commettre des erreurs de temps en temps, mais même la plus petite des erreurs peut facilement dégénérer en amendes coûteuses pour votre entreprise. De plus, les exigences fiscales changent tout le temps, ce qui peut ne pas poser un problème énorme si vos employés ne travaillent que dans un seul endroit, mais si vous employez des travailleurs à distance, cela risque de causer des problèmes plus tard. Plutôt que de compter sur une équipe de personnes, votre meilleure option est de profiter plutôt d’un logiciel de paie basé sur le cloud. Ce logiciel, qui est mis à jour régulièrement et conçu pour rester précis, utilise une base de données massive contenant toutes les dernières lois fiscales et de conformité lorsqu’il calcule votre paie, permettant des calculs de paie entièrement conformes et mains libres.
Faire évoluer l’entreprise
La plupart des entreprises ont pour objectif de se développer dans le futur, soit en élargissant leurs offres actuelles, en ouvrant de nouveaux sites ou simplement en intégrant de nouveaux clients. Votre entreprise devra embaucher de nouveaux employés si vous souhaitez faire face à une demande accrue, ce qui, dans le passé, signifiait que vos coûts de traitement de la paie augmenteraient considérablement. À moins que vous n’ayez déjà été en sureffectif, votre équipe de paie actuelle n’aurait probablement pas été en mesure de gérer l’augmentation de la charge de travail, vous obligeant à dépenser plus d’argent pour embaucher du personnel supplémentaire.
Heureusement, en utilisant des solutions d’intégration avec un logiciel de paie, les entreprises peuvent efficacement intégrer et gérer de nouveaux employés sans avoir besoin d’embaucher d’autres employés. En fait, la plupart des solutions de paie ne nécessitent qu’un ou deux employés pour surveiller leurs opérations, ce qui signifie que vous pouvez réellement réduire vos coûts de personnel, pas les augmenter. Bien sûr, vous devrez payer un peu plus pour gérer des employés supplémentaires à l’aide d’une solution logicielle, mais les solutions de paie telles que CLÔTURE facturez très peu pour ajouter de nouveaux employés à votre masse salariale (souvent aussi bas que 4,50 $ par employé !). Dans l’ensemble, les solutions logicielles vous permettent d’intégrer efficacement les nouvelles recrues sans vous soucier des dépenses exorbitantes, des employés surmenés ou d’un système de paie qui prend constamment du retard.
Les solutions basées sur le cloud sont-elles la bonne approche pour votre entreprise ?
En vérité, vous seul connaissez la réponse à cette question. Vous devrez examiner de près votre configuration de paie actuelle pour déterminer si le changement serait réellement bénéfique. Pourtant, en général, si votre paie est généralement en retard, si vos dépenses salariales sont exorbitantes ou si votre système de paie actuel est un désordre désorganisé, vous bénéficierez très probablement de la mise en œuvre de solutions logicielles.