Lorsqu’il s’agit de travail à distance, l’une des choses les plus difficiles est d’assurer l’efficacité du processus de collaboration entre les travailleurs. Malheureusement, le maintien d’un environnement collaboratif virtuel sain peut être difficile, car les gens ne sont pas naturellement programmés pour faire partie de communautés virtuelles. Cependant, il est non seulement possible de créer et de faciliter une saine collaboration virtuelle entre les travailleurs, mais cela devient également de plus en plus facile. De nombreuses entreprises créent désormais des outils utiles qui facilitent le processus de collaboration en ligne. Par exemple, Espace de travail Google offre une variété d’outils utiles pour différents environnements de collaboration. Le résultat de la gamme toujours croissante d’outils de collaboration en ligne est la possibilité de créer des environnements de travail à distance de plus en plus productifs.

Collaborez sur des documents en temps réel

L’un des grands avantages des environnements collaboratifs virtuels par rapport aux environnements en personne est la possibilité de travailler ensemble sur des documents en temps réel. Lorsque deux personnes (ou plus) travaillent ensemble sur un projet dans un environnement réel, une personne parle généralement et partage ses idées pendant que les autres écoutent. Quand il ou elle aura fini de parler, une autre personne commencera, et ainsi de suite. Bien que cela puisse être un moyen efficace de communiquer, travailler sur des documents en temps réel présente certains avantages importants, tels que les suivants :

  • Il permet à plusieurs personnes d’exprimer leurs idées en même temps, sans interruption ni désordre. Cela peut être utile car quelqu’un peut lire ce que d’autres ont écrit à son propre rythme, sans avoir à interrompre immédiatement ce qu’il est en train de faire.
  • Il permet plus d’indépendance, sans sacrifier les avantages de la collaboration. Par exemple, si une personne travaille sur une partie d’un document qui traite de la gestion des produits et qu’une autre personne travaille sur la partie stratégie marketing du document, les deux personnes peuvent travailler indépendamment, puis lire et modifier le travail de l’autre lorsque ils ont terminé leurs sections respectives. Dans cette situation, vous obtenez le meilleur des deux mondes, car les travailleurs ont à la fois des niveaux élevés d’indépendance et de coopération.

Par conséquent, la collaboration sur des documents en temps réel offre aux travailleurs un environnement qui peut être plus productif que le travail en personne.

Créez un site Web pour votre équipe uniquement

Un autre excellent moyen d’améliorer le processus de collaboration en ligne consiste à créer un site Web spécialement pour votre équipe. Sur ce site Web, des mises à jour peuvent être répertoriées concernant les projets d’équipe, les délais, etc., fournissant ainsi un hub centralisé décrivant les progrès de votre équipe vers ses objectifs.

Avoir un site Web peut être un excellent moyen d’améliorer la collaboration à distance, car les employés pourront accéder au site Web à partir de n’importe quel appareil, qu’il s’agisse d’un ordinateur portable, d’un smartphone ou d’une tablette. Cela permet aux travailleurs à la fois d’emmener leur travail partout où ils vont et de vérifier l’état des projets de leur équipe sans avoir à contacter directement d’autres personnes. Par conséquent, les travailleurs peuvent rester informés avec un minimum d’effort.

Cependant, créer un site Web peut être difficile, ce n’est donc pas une mince tâche de créer un site Web adapté aux besoins d’une équipe particulière. Heureusement, la création de sites Web est plus facile que jamais, car il existe des logiciels prêts à l’emploi pour créer des sites Web sans avoir besoin de comprendre la conception Web et la programmation informatique.

Participez à des conversations vidéo avec votre équipe

Une chose qui peut être difficile à propos de la collaboration en ligne est le manque d’interaction sociale en face à face qui est souvent nécessaire pour créer un sentiment de communauté. Travailler individuellement et sans interaction avec les autres peut créer un sentiment d’isolement qui, avec le temps, peut réduire le moral de quelqu’un. Les chats vidéo peuvent lutter contre le potentiel d’isolement en favorisant un sentiment de communauté, quel que soit l’emplacement physique. Le simple fait de voir les visages et d’entendre les voix de ceux qui sont vos collaborateurs et collègues peut augmenter considérablement la productivité et le bien-être mental d’une personne.

Comme expliqué précédemment, la collaboration sur des documents en temps réel présente certains avantages que les collaborations physiques en personne n’ont pas. Mais avec l’option des vidéoconférences, vous obtenez vraiment non seulement le meilleur des deux mondes, mais l’option de quel monde est le plus approprié pour une tâche particulière. À certains moments, vous voudrez peut-être collaborer de manière plus indépendante, tout en voyant ce que font vos collègues lorsque vous faites une pause dans votre travail. À d’autres moments, cependant, il peut être préférable que tout le monde se réunisse face à face et discute des choses une par une. Avoir la possibilité de choisir l’un ou l’autre peut être formidable pour votre équipe.

Participez à des discussions virtuelles

Quelque chose qui se situe entre l’option de chat vidéo et la collaboration documentaire en temps réel est d’avoir un chat virtuel. Dans cette situation, les travailleurs peuvent interagir via des messages dans les salles de discussion. Cela établit un équilibre entre la coopération en face à face, dans laquelle une personne parle à la fois, et le travail indépendant dans un document, où les gens font pour la plupart leur propre truc. Plutôt qu’une personne parlant à la fois, différentes personnes peuvent avoir des conversations parallèles les unes avec les autres, tout en faisant partie d’un groupe plus large. Cela simule de nombreux rassemblements physiques, dans lesquels les gens se mêlent et discutent d’idées ensemble.

Cependant, un avantage supplémentaire que les chats virtuels ont, contrairement aux rassemblements physiques, est la possibilité de lire les messages et les chats antérieurs entre différentes personnes. C’est un grand avantage puisque vous bénéficiez de tous les avantages des personnes qui discutent de choses dans un cadre plus individuel, sans qu’elles ne manquent les informations et les idées discutées dans d’autres conversations.

Utilisez des calendriers que toute votre équipe peut voir

Une partie importante de toute collaboration est d’avoir un emploi du temps richement structuré. Cela inclut des choses comme avoir des délais, des réunions et synchroniser les horaires de certaines personnes si nécessaire. Si chaque membre d’une équipe en ligne a son propre emploi du temps, il est probable que quelque chose se passe mal à un moment donné – que quelqu’un mette une mauvaise date dans son calendrier ou oublie complètement de mettre une date dans son calendrier, les deux ceux-ci peuvent causer un obstacle majeur au processus de travail.

Heureusement, avec l’omniprésence des services de gestion du temps qui ont l’avantage de création d’horaires pour les groupes de personnes, bon nombre des problèmes qui peuvent survenir du fait que les travailleurs ont leurs propres calendriers indépendants sont éliminés. Plutôt que plusieurs personnes regardant plusieurs calendriers différents pour voir quand aura lieu la prochaine réunion virtuelle, par exemple, elles regarderont toutes le même calendrier. Cela réduit évidemment le risque d’erreurs liées aux délais, aux réunions et à d’autres événements de ce type.

Stockez les documents de l’équipe dans un emplacement unique

L’un des grands avantages de la collaboration en ligne est la possibilité d’avoir un emplacement centralisé pour stocker des documents tels que des fichiers texte, des présentations, des feuilles de calcul et d’autres documents. C’est très pratique car cela permet à chaque membre d’une équipe de localiser tous les fichiers principaux qui sont utilisés pour un projet. De la même manière que le fait d’avoir un seul calendrier réduit la probabilité que les travailleurs s’éloignent les uns des autres, disposer d’un emplacement centralisé pour stocker les fichiers peut empêcher les travailleurs de manquer des informations vitales pour leur projet.

Un événement courant sur le lieu de travail est que quelqu’un envoie un e-mail concernant un document particulier et que certains travailleurs ne puissent pas trouver ce document sur leur ordinateur. Cela peut évidemment être un gros obstacle au flux de travail, car cela nécessite un travail supplémentaire, mais trivial. Le processus est beaucoup plus rationalisé lorsque les documents d’une équipe se trouvent à un seul endroit, car ce problème est complètement éliminé grâce au fait que tous les fichiers principaux se trouvent quelque part auxquels tout travailleur peut accéder.

Avoir un administrateur principal pour centraliser le contrôle des travailleurs

Bien qu’il puisse sembler difficile de suivre les avantages du travail à distance énumérés ci-dessus, il est en fait très facile de s’assurer que tous les processus sont rationalisés et fonctionnent correctement. Avoir un seul administrateur principal pour organiser tous les processus susmentionnés peut libérer l’espace mental de tous les autres travailleurs, leur permettant de concentrer leur énergie sur des tâches plus pertinentes.

Conclusion

De nos jours, il est plus facile que jamais d’avoir des collaborations très réussies, mais totalement distantes. Non seulement de nombreux avantages d’un environnement de travail en personne sont satisfaits par une myriade d’options virtuelles, mais il existe de nombreux avantages supplémentaires de la collaboration virtuelle qui ne sont tout simplement pas possibles dans le monde physique. Certains de ces avantages incluent la possibilité de collaborer sur des documents en temps réel, d’avoir des salles de discussion virtuelles où les gens peuvent discuter de leurs idées à la fois de manière indépendante et collective, et des calendriers unifiés qui éliminent l’inquiétude des travailleurs qui ne se soucient pas de leur propre emploi du temps. Heureusement, la diversité de tous ces processus n’a pas à être écrasante à suivre pour chaque travailleur, car le travail d’un administrateur peut consister à s’assurer que chaque travailleur est tenu au courant à tout moment. Par conséquent, les environnements de travail en ligne fournissent non seulement de nombreux outils avantageux qui sont moins courants dans les environnements de travail réels, mais le potentiel d’erreur peut également être diminué, augmentant ainsi la productivité de votre équipe.